什么是绿色办公
时间:2011-01-27 13:57:0 浏览次数: 字号:[ ]

  
  绿色办公指的是利用各种软件硬件与服务措施,使企业的消耗降低,减少对环境的污染,而又不降低效率的办公方式。而由此衍生出的,是绿色办公服务业。
  就拿打印机来说,试想,如果一个企业在每台办公桌前都配置一台小型打印机,每一年墨盒、硒鼓等材料的消耗会是一个什么状态?而能耗,以及对员工健康影响这种隐形消耗又会是一个什么状态?此外,这些打印机的利用率又会是怎样的?答案不言而喻。
  如果通过专业服务商利用适当的软件组建网络,将所有计算机都连接到高生产率的共享网络打印机上,采取刷卡等方式进行打印计费管理,并且将打印机远离员工,又会成为一种什么样的状态?首先会让耗材消耗成倍减少;其次降低能耗;再次让打印机管理可能性加大,让管理者了解每一个员工打印花了多少费用;最后还可以提高打印机的利用效率,更不用说对于员工健康的维护了。因而,这种改变是一种很有绩效的改变。
  上面提到的前一种方式是传统办公方式,后一种就是绿色办公中的文件外包服务的一种形式。在国内,了解文件外包服务的人并不多,宣传报道也很少。据立思辰公司董事长池燕明先生介绍,文件外包服务是企业将所有文件设备(打印,复印,传真机等)的运营及部分文件管理工作外包给专业的服务商,由其对设备进行必要调整及优化配置,利用文件管理软件部署,同时全面接管设备的运营,耗材的更换和维护等等;用户只需要“按需打印”并“按张付费”即可,无需为耗材和设备进行维护。
  可能会有用户考虑到保密问题,以及资产归属问题,池总做了很详细的说明。其一,文件外包服务人员会与用户签署保密协议,同时不会对需要保密的文件内容进行管理,由客户自己进行相应管理操作;如果是不特别需要保密的内容,完全可以交给文件外包服务商,由其负责按相关要求制作,打印等等。其二,对丁资产归属问题,这就涉及到文件外包服务的两种形式了。一种是由服务商提供设备,可以按照客户要求选择文件设备的品牌,软件的种类,等等,客户只需要使用服务即可;另一种是对于资产占有有特殊要求的客户,如政府类,可以由其自行购置设备,而服务商只提供相应的管理维护服务。
  举一个例子,中国国航的下属子公司早在2000年就与立思辰公司签订了文件外包5年服务合同,2005年续签合同,涵盖了其全部文件服务。这是一个典型的文件外包服务,包括了全部文件输出和文件后期制作,实现了设备的网络监控和软件管理,成本结构清晰可靠。从效果来看,将网络连接率从5%提高到了93%,设备冗余下降了63%,人均设备占有率下降了56%,文件输出量提高的同时成本下降了15%。由此我们可以看出,文件外包服务所提供的是一种节约,高效,环保,健康的服务。
除了文件外包服务,还有很多绿色办公服务的形式,如视频会议管理服务,视音频解决方案服务等等,这些都可以帮助企业实现节能降耗目的。在发达国家,大企业中85%已采用文件外包,而我国目前该市场刚启动。根据国外权威调研机构测算,若我国的文件外包应用比例达到发达国家水平,保守估计每年可为企业节约上百亿元人民币。
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